Maximisez l’efficacité au bureau grâce au rôle clé de l’Office Manager

La fiche de poste de l’office manager

Apparue depuis dix ans, cette profession nous vient tout droit du monde anglo-saxon. Le terme d’office manager en français se traduit parfois par assistant de direction ou responsable des services généraux. En réalité, il se révèle bien plus que cela ! 

L’office manager est un couteau-suisse du monde professionnel. Sa mission ? Faciliter la vie des dirigeants et des salariés. Il assure une communication fluide de part et d’autre.

De nombreux directeurs généraux d’entreprises (type PME ou TPE) ne peuvent plus se passer de ses services. Il assiste son supérieur hiérarchique pour plusieurs fonctions : 

• coordination des  activités du chef d’entreprise : organisation de l’agenda, des réunions, gestion des stocks de fourniture, des recrutements ;
• gestion et tri des informations importantes : prise des appels téléphoniques et travail de synthèse ;
• tenue de la trésorerie : élaboration et suivi du budget et des projets ; 
• communication interne et externe : en lien permanent avec les services, les collaborateurs  ou avec les clients, fournisseurs, banques, etc. 
• veille au bien-être des employés : comité d’entreprise, création d’un espace détente, gestion de la machine à café et de la fontaine d’eau, ainsi que de l’espace restauration.

Des compétences multiples

Avec sa fiche de poste aux missions variées, les compétences de l’office manager ne le sont pas moins. Son sens de l’adaptation et sa capacité à apprendre viennent en tête de ses qualités. 

Il possède certes des compétences techniques, comme la maîtrise des logiciels de bureautique, les rouages de la comptabilité. Le français écrit et oral ainsi que l’anglais n’ont aucun mystère pour lui. 

Au-delà de cet aspect, l’office manager fait surtout preuve de rigueur, de réactivité et… d’excellentes capacités relationnelles ! Il sait communiquer au sein de l’entreprise et vers les partenaires extérieurs. Il tient compte des avis et informations que ses collègues lui transmettent. Son sens de l’écoute et sa discrétion ? Ce sont des atouts majeurs au service de la qualité de vie au travail de vos équipes.

Quand on vous dit que l’office manager s’adapte à tout, il n’y a qu’à voir ! La crise sanitaire de la covid-19 a modifié en profondeur les habitudes des salariés. Le télétravail et le coworking se sont généralisés et aujourd’hui, nous interagissons autrement. 

Vous souhaitez rendre votre entreprise plus attrayante pour le travail en présentiel ? Excellente idée ! Une bonne cohésion d’équipe renforce la productivité au travail. Et l’office manager a un rôle important à jouer dans ce challenge.

Soignez la qualité des locaux professionnels

Pour garantir une qualité de vie optimale dans votre entreprise, ne faites pas l’impasse sur une bonne gestion des locaux. C’est un point que l’office manager maîtrise pleinement. En échangeant avec les salariés, il peut conseiller et mettre en place : 

• une ergonomie des espaces de travail, avec du mobilier évitant les maladies professionnelles ;
• un agencement général des bureaux pour faciliter la communication entre les équipes ;
• une luminosité adaptée, soit 500 Lux selons les normes européennes minimales ;
• une végétalisation qui apporte un caractère vivant et agréable aux bureaux ;
• un parc informatique renouvelé et de qualité.

Cependant, faciliter l’investissement des salariés dans leur travail en présentiel passe aussi par d’autres stratégies.

Concevez un espace de détente sur mesure

Imaginez une matinée de travail de 8h à 12h, sans faire un seul break ? Quel enfer ! Enchaîner réunions et travail de bureau est loin d’être une sinécure. Offrez à vos employés les moyens de se détendre un instant, pour gagner ensuite en productivité. Et tout simplement, être heureux au travail. 

L’office manager comprend cette nécessité. Il sait mettre en place un espace de détente clair et lumineux, parfait pour votre entreprise. Les salariés apprécient ce lieu où ils échangent de façon informelle. La machine à café y figure en bonne place. 

Entre deux réunions ou dossiers épineux, c’est “LE” rendez-vous des amateurs d’arabica. Une occasion en or pour souder une équipe… ou quand un expresso contribue au bien-être au travail ! La productivité de votre entreprise ne peut qu’en sortir accélérée.

Transformez la pause-café en moment de cohésion d’équipe

La machine à café à elle seule ne suffit pas à ravir une équipe. Le rôle de l’office manager est aussi d’animer l’espace de détente. Il peut organiser un atelier-dégustation autour du café afin d’offrir à tous une parenthèse conviviale. 

Impliquer les employés dans le choix des cafés, écouter leurs préférences : autant de façons de fédérer et de redonner le goût du travail en présentiel.

Vous hésitez encore à embaucher un office manager ? Voici 3 avantages qui pourraient vous convaincre.

1. Pour s’appuyer sur un bras-droit indispensable

Vous l’aurez compris, l’office manager se positionne comme le bras droit du directeur général. Il le soulage de nombreuses tâches administratives et opérationnelles. Ainsi, le dirigeant peut se consacrer pleinement à d’autres missions centrales. 

Manager ses équipes ou définir ses objectifs à long terme sont au cœur de ses réflexions quotidiennes. En déléguant à l’office manager, il se recentre sur l’essentiel !

2. Pour faciliter la communication dans l’entreprise

Une entreprise où la communication est fluide produit davantage de valeur… et de bonheur au travail pour ses collaborateurs. C’est justement l’une des attributions principales de l’office manager. Il écoute, trie et transmet au directeur général toutes les informations pertinentes.

Grâce à lui, chacun est entendu ! 

De même, il joue le rôle d’un médiateur entre les différents services ou les partenaires extérieurs.

3. Pour améliorer la qualité de vie au travail

La crise sanitaire récente a entraîné aussi une crise de l’emploi en présentiel. Faire appel à un office manager permet de repenser les conditions de travail et d’améliorer l’accueil des collaborateurs. 

Au-delà de grands événements fédérateurs de teambuilding, c’est au quotidien qu’il faut agir. Créer un espace détente adapté, avec un accès à des boissons appréciées comme le café, le thé ou les tisanes, est d’une efficacité redoutable.

Le rôle d’office manager n’a plus de secrets pour vous ? Vous êtes convaincu de sa capacité à concevoir un lieu de pause convivial. Une machine à café semble indispensable pour améliorer l’expérience de vos équipes. Pour une pause-café engagée, respectable de l’environnement et du bien-être de vos collaborateurs, contactez-nous !